4 astuces pour bien gérer les notes de frais dans votre entreprise

Le remboursement des dépenses professionnelles pose parfois problème dans une entreprise. Notamment lorsque les charges en question ne s’accompagnent pas de tous les justificatifs jugés nécessaires par l’employeur.

Vous souhaitez bien gérer les notes de frais de votre structure afin d’y instaurer un climat de confiance et mieux contrôler les mouvements de trésorerie ? Voici 4 astuces simples et efficaces que vous pouvez suivre pour y arriver.

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Astuce n° 1 : Automatisez la gestion des notes de frais

Pour mieux gérer les notes de frais de votre entreprise, l’astuce la plus efficace consiste à automatiser ce processus. Pour cela, vous pouvez utiliser un outil digital comme N2F, afin de tirer profit de ses fonctionnalités. Un tel logiciel vous permet d’optimiser vos dépenses en utilisant des options comme le scan rapide de photo.

Migrer vers la gestion numérique vous aide aussi à diviser par 5 le temps nécessaire pour le traitement des notes de frais !

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Astuce n° 2 : Mettez en place une procédure officielle

L’étape suivante, après l’automatisation de la gestion des notes de frais de votre société, c’est la formation du personnel. Le bon encadrement permet à chacun de vos employés de connaître les différentes phases liées à l’engagement d’une charge dans le cadre des déplacements professionnels. Tâchez de leur décrire explicitement les règles à appliquer afin d’éviter tout quiproquo !

Pensez aussi à publier une liste de dépenses que votre structure accepte de rembourser ou à instaurer un système de plafonnage de frais. Ce sont les meilleures astuces pour vous prémunir de tout coût inutile à la bonne marche de votre activité. Pas de complaisance, car cela en va de la survie de votre entreprise !

Astuce n° 3 : Anticipez les cas de fraudes

Tous les employés ne possèdent certes pas l’esprit de fraude, mais prévenir vaut mieux que guérir. Les responsables rencontrent souvent des collaborateurs, qui pour une raison ou une autre, rivalisent d’ingéniosité pour contourner les règles instaurées. Certains décident parfois de transformer un repas entre collègues en déjeuner d’affaires et de toucher plus que ce qu’ils ont réellement dépensé.

L’idéal serait de communiquer autour de ces mauvaises pratiques pour les décourager ! Envisagez également de paramétrer votre outil digital dès l’installation, afin de détecter automatiquement toute tentative d’abus. Privilégiez un logiciel de gestion des notes de frais capable de tracer les dépenses à la source !

Astuce n° 4 : Auditez régulièrement votre dispositif de gestion de frais professionnels

Mettre en place un logiciel et instaurer des règles de transparence dans le suivi des dépenses professionnelles facilitent la tâche au service finance et comptabilité. Ainsi, les gestionnaires n’ont plus à contrôler systématiquement les sommes engagées et peuvent se concentrer sur d’autres activités.

Néanmoins, ils doivent continuer à surveiller les principaux indicateurs de gestion ainsi que les plafonds instaurés pour chaque type de coût. Inopinément, le service de comptabilité peut effectuer des audits pour vérifier le respect des procédures.

Enfin, n’oubliez pas que la confiance n’exclut en aucune manière le contrôle ! L’adoption de toutes ces mesures devrait vous permettre de gérer au mieux les notes de frais de votre établissement.